Pentingnya ERP (Enterprise Resource Planning) di Organisasi

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan salah satu jenis sistem yang terdapat di suatu organisasi untuk mengintegrasikan data guna mendukung semua fungsi utama organisasi. Sistem ERP dapat diartikan juga sebagai perangkat lunak atau aplikasi komprehensif yang mendukung area fungsional utama dalam organisasi. ERP dimanfaatkan untuk melakukan stadarisasi, menyederhanakan dan mengintegrasikan kegiatan bisnis seperti keuangan, pemasaran, customer service, sumber daya manusia, distribusi, pengadaan dan bagian lainnya.

Tujuan ERP

tujuan erp

Tujuan ERP adalah mengubah arus informasi menjadi dinamis dan langsung shingga dapat meningkatkan kegunaan dan nilai informasi. Selain itu, sistem ERP berfungsi sebagai pusat penyimpanan yang mampu menghilangkan redudansi dan meningkatkan fleksibiltas. Alasan organisasi menerapkan sistem ERP yaitu memenuhi kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi rantai pasokan, meningkatkan akses dan pelayanan pelanggan untuk mendapatkan produk, mengurangi biaya operasi, merespon dengan cepat terhadap perubahan marketplace dan mengekstrak bisnis intelijen dari data.

Tujuan lain dari sistem ERP adalah untuk mengintegrasikan bagian/divisi dan fungsi disemua lini organisasi ke dalam infrastruktur tunggal yang melayani kebutuhan setiap bagian/divisi. Untuk mengintegrasikan sistem ERP ini bukanlah hal yang mudah, salah satu penyebabnya adalah adanya kebutuhan yang sangat berbeda di tiap bagian/divisi. Misalnya, karyawan bagian produksi memiliki kebutuhan informasi yang sangat berbeda dengan karyawan bagian keuangan. Setiap bagian/divisi dalam organisasi memiliki perangkat komputer sendiri-sendiri yang dapat dioptimalkan untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Dengan adanya sistem ERP, data-data yang terdapat dikomputer masing-masing bagian/divis digabungkan atau diintegrasikan dalam satu database, sehingga semua bagian/divisi dapat berbagi informasi dan berkomunikasi satu sama lain dengan lebih mudah.

Mengapa organisasi perlu menerapkan Sistem ERP?

Dapatkan Informasinya Disini

Pentingnya Menerapkan ERP

Mengapa organisasi perlu berinvestasi mahal pada sistem ERP?  

Berikut ini akan dipaparkan beberapa alasan pentingnya  menerapkan sistem ERP di sebuah organisasi.

Mengintegrasikan Informasi Keuangan

pentingnya menerapkan ERP

Tanpa adanya system ERP menyebabkan adanya ketergantungan staff pada sistem yang terpisah di masing-masing bagian/divisi. Selain itu, staff juga menghabiskan waktu untuk melakukan rekonsiliasi data keuangan. Staff tidak akan pernah memikirkan cara untuk meningkatkan perusahaan. Dengan adanya sistem yang terintegrasi, tentu saja akan memudahkan staff keuangan dalam menyajikan data dan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh semua bagian/divisi dan manajemen.

Mengelola Pesanan dan Persediaan

Dengan adanya sistem ERP, karyawan akan lebih mudah dan cepat dalam melakukan rekonsiliasi data keuangan. Sehingga karyawan tidak hanya berfokus dan menghabiskan waktu untuk merekonsiliasi data keuangan, tetapi dapat menyumbangkan ide dan gagasannya tentang cara meningkatkan perusahaan.

Mengelola dan Menganalisis Pelanggan

Mayoritas sistem ERP menyediakan modul untuk mengelola dan menganalisis pelanggan yang berfungsi untuk melacak semua aktivitas pelanggan dan mampu memberikan informasi tentang pesanan, pengiriman, retur, distribusi, permintaan layanan dan lain sebagainya. Dengan adanya Sistem ERP, organisasi mampu menganalisis tentang perilaku dan kebutuhan pelanggan.

Men-standarisasi dan Mempercepat Proses Produksi

Sistem ERP mampu membuat standarisasi dan mengotomatisasi proses produksi pada sebuah perusahaan manufaktur. Dengan adanya standarisasi tersebut, dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya.

Mengelola Sumber Daya Manusia

Sistem ERP, mampu menyajikan informasi secara detail tentang karyawan, mengelola gaji, memantau absensi, dan lain sebagainya. Masih terdapat beberapa organisasi yang kesulitan dalam mengelola kebutuhan staffnya, mendistribusikan gaji dan insentif, atau untuk mengetahui rekam jejak jam kerja staff. Kasus tersebut biasanya terjadi di organisasi-organisasi yang memiliki banyak bagian/divisi.

Menangani Pengadaan

Sistem ERP menangani pengadaan bagi organisasi untuk mengotomatiskan pembelian, mengontrol biaya pengeluaran pembelian barang dan lain sebagainya. Tanpa adanya sistem yang terintegrasi, organisasi akan mengalami kesulitan dalam pengelolaan pembelian barang dan komunikasi dengan vendor.

Membuat Berbagai jenis Laporan

Dengan adanya sistem ERP, mampu membuat berbagai jenis laporan keuangan, pajak, penjualan dan lain-lain dalam waktu yang lebih cepat. Sistem ERP juga mampu menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan lengkap guna membantu stakeholder dan manajemen dalam membuat keputusan bisnis.

Evolusi ERP

Evolusi ERP dimulai pada tahun 1960 dan 1970, sebagian besar organisasi merancang sistem Silo untuk bagian/divisinya. Dimana sistem Silo merupakan cara yang digunakan organisasi dengan membentuk grup atau membagi fungsi menjadi unit yang lebih kecil dengan menugaskan sekelompok staff untuk ahli dalam bidang tertentu. Hal itu dilakukan karena organisasi menjadi lebih besar dan lebih kompleks agar memudahkan organisasi memenuhi kebutuhan informasinya. Evolusi ERP secara detail dapat dilihat dapa tabel berikut ini :

TimelineSistemPlatformDeskripsi
1960Inventory Management and ControlGenerasi ketiga dari Mainframe Legacy (contoh: Cobol, Fortran)ERP dirancang untuk mengelola dan melacak raw material dan mengatur rencana pengawasan pada purchase order, alert dan target. Pada waktu ini, ERP berfokus pada efisiensi. Sistem mampu membuat laporan persediaan
1970Material Requirements Planning (MRP)Generasi ketiga dari Mainframe Legacy (contoh: Cobol, Fortran)Berfokus pada sales dan marketing. Sstem ini dirancang untuk membantu proses penjadwalan perusahaan. MRP mengatur jadwal untuk production planning, operations control dan inventory management.
1980Manufacturing Requirements Planning (MRP II)Generasi keempat software database dari Mainframe Legacy dan Manufacturing ApplicationPada era ini, SRP berfokus pada manufacturing strategy and quality control. Sistem ini dirancang dan dikembangkan guna membantu proses production supply chain, mulai dari product planning, parts purchasing, inventory control dan overhead cost management.
1990Enterprise Resource Planning (ERP)Generasi keempat software database dari Mainframe atau Client Server dan Software Application guna mendukung fungsi organisasiBerfokus pada integrasi aplikasi dan customer service. Sistem ini dirancang dan dikembangkan guna meningkatkan kinerja dari proses bisnis internal pada supply chain di suatu organisasi. Sistem ini mampu mengintegrasikan bisnis pada proses primer seperti perencanaan produk, pembelian, pengontrolan logistik, distribusi, fulfillment dan penjualan. ERP juga mampu mengintegrasi kegiatan sekunder dalam organisasi, seperti pemasaran, keuangan, accounting dan sumber daya manusia.
2000Extended ERP or ERP IIClient Server dengan menggunakan Platform Web, open source dan terintegrasi dengan aplikasi generasi kelima dari SCM, CRM, SFA. Tersedia pada Software as a Service (Saas)Berfokus pada agility dan customer centric global environment. Sistem ini merupakan pengembangan dari ERP generasi pertama. Sistem pada generasi ini mengintegrasikan dengan modul bisnis eksternal, seperti Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), Sales Force Automation (SFA), Advanced Planning and Scheduling (APS).
Translate »